广东金刚幕墙工程有限公司 张雯

 

         众所周知，工程资料是工程的重要组成部分。从工程前期招标、答疑文件，到工程过程中的施工技术资料、商务变更往来函件、以及最后竣工验收交付使用的验收报告，贯穿整个工程始末。是我们了解一个工程最全面、直观的依据。

         如果说工程质量是建筑施工企业的生命，那么商务管理就是职称建筑施工企业生命的命脉，建设一个好的工程不仅要抓质量、保安全，更要重视项目生产的经济效益。坚持成本最小化、利益最大化，是我们共同追求的目标。

        工程建设过程是一个周期性很强的复杂的管理过程，不论工程大小、规模，该走的工序一个都不能少，该具备的资料一个都不能缺失。通过收集归档资料将其转化为信息资源，而这些资源又能通过资料工作者之手将其提供给工程建设人员对新项目或累死项目进行有益参考、对比、借鉴，为进一步降低成本、提高生产效率服务。而就很多建筑施工企业目前的商务工作情况来看，工程建设的前期投标、中期的现场跟踪，后期的工程结算，往往不是同一个人负责，这就对工程资料的完善度提出了更高的要求。

        工程各级负责的人员在工作中要将对资料的管理工作渗透到工程的各个环节之中，对各级各类的资料进行分类，严格做到规范化、标准化、系统化，保证资料的完整性和真实性。并在移交下一级人员时，做好完备的交接工作，明确资料的内容、数量。

         由于工程施工周期长，形成的资料文件多，涉及的范围广，包含的内容繁杂，稍有疏忽就可能遗漏。加之施工现场项目部的人员流动性大，往往是施工任务某阶段一完成，部分人员就抽调至其他工地。如果没有合理的计划和交接，很多资料就会随之消失。为了施工资料的准确、完整和及时，各项目部要把已经形成、分散的资料及时的收集起来，做到专人负责、如实记录、按期编制、及时做好签章手续、并统一集中保管。

         一个工程最后能否出效益，竣工结算是关键。而竣工结算的基础是竣工验收。很多施工项目经常是工程完工，竣工资料缺失或不完整，以至于不能及时的进行结算。工程完工了，已经没有收入了，只有成本支出，延期完成竣工验收工作，很容易加大施工企业的成本亏损。因此工程完工后应尽快编制工程竣工文档，履行验收手续。越早完成竣工验收，越能尽早与建设单位办理结算手续，尽早结回工程款，有利于资金的回笼，减低内部运营成本，从而避免经营风险，获得相应利润，达到良好的经济效益。这是工程资料在成本控制中起重要作用的一个体现。

         结算工作的另一个重要基础是工程施工过程中的设计变更、增补资料。这也是除了前期招标阶段的资料外，最重要的结算依据。作为建设单位，对施工单位工作流程和资料齐全度往往有着很高的要求。变更通知书上一个缺失的盖章、一个不清晰的签名，都可能在导致该份资料在最终的结算审批中被排除。这给建筑施工企业带来的，就是直接的经济损失。项目完成后，无论是还是建设单位还是监理单位，人员都会相对分散，再次补齐这些签名、盖章，无疑会加大施工单位的工作难度，浪费许多的人力、物力、财力。与其这样，不如在施工阶段就做好基础工作，“积沙成堆,积水成河”。

         过去在施工过程中 ，由于部分建筑施工企业的项目管理人员对工程资料不重视，造成了一定经济损失，所以现在越来越多的建筑施工企业都严抓工程资料管理，为创造更高的经济效益，打下最坚实的基础。